業務システム開発を進めるとき、最初に決めるべきことは画面や機能の細かい仕様ではありません。
まず大切なのは、現在の業務がどのように流れていて、誰が、どのタイミングで、何を判断しているのかを整理することです。
ここが曖昧なまま開発を始めると、途中で仕様変更が増えたり、完成後に現場で使いづらいシステムになったりします。
業務フローを見える化する
最初に、現在の業務フローを書き出します。問い合わせ、見積、受注、作業、納品、請求、入金確認など、業務の開始から完了までの流れを一つずつ整理します。
このとき、理想の流れだけでなく、実際に現場で行われている例外処理も確認しておくことが重要です。
- 誰が作業を開始するのか
- どの情報を見て判断するのか
- 承認や確認が必要なタイミングはどこか
- Excel、紙、メールなどが残っている箇所はどこか
権限と担当範囲を決める
業務システムでは、すべての利用者が同じ情報を見られるとは限りません。管理者、担当者、閲覧のみのユーザーなど、役割ごとにできる操作を分ける必要があります。
権限を後回しにすると、画面設計やデータ設計のやり直しにつながることがあります。
- 登録できる人
- 編集できる人
- 削除できる人
- 承認できる人
- 閲覧だけできる人
帳票と出力データを確認する
見積書、請求書、納品書、作業指示書、集計表など、業務で必要になる帳票も早めに確認します。
既存のExcel帳票をそのまま再現したいのか、システム化に合わせて形式を整理するのかで、設計内容が変わります。
データ構造を先に整理する
業務システムの使いやすさは、画面だけでなくデータ構造にも大きく左右されます。
顧客、案件、商品、在庫、請求、担当者などをどのように紐づけるかを整理しておくことで、検索、集計、拡張がしやすくなります。
まとめ
業務システム開発では、最初に業務フロー、権限、帳票、データ構造を整理することが重要です。
この準備を丁寧に行うことで、開発途中の手戻りを減らし、現場で長く使えるシステムに近づけることができます。